Но перед отправкой документов на хранение их необходимо систематизировать и сформировать в специальные папки. Это должно быть сделано таким образом, чтобы при возникновении, например, претензий от хозяйствующего субъекта или при получении запроса от другого учреждения, банка, во время аудита и т.д. Соответствующий документ можно было найти быстро и легко. В банковских учреждениях установлен особый порядок формирования документов. В процессе отражения в бухгалтерском учете операций, совершенных в течение дня, сотрудники банка проводят отбор и систематизацию используемых документов. Денежные, забалансовые и мемориальные документы выбираются отдельно. Денежный и забалансовый отчет с подразделением на доходы и расходы, а мемориальный - по номерам счетов дебетового баланса. Мемориальные документы могут быть созданы в порядке возрастания номеров зачисленных счетов. Для некоторых транзакций один документ может повлиять на несколько счетов по дебету или кредиту. Такие сложные котировочные документы размещаются после всех мемориальных документов.