Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой [20]. Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы. Согласно определению, данному в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.