Даже если создать несколько экземпляров файлов, это не означает, что можно прекратить комплекс работ по обеспечению сохранности документов. Создание оптимальных условий для хранения носителей информации просто необходимо, чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров. Типом электронных носителей определяется специфика условий и режимы хранения. Так например, необходимо специальное оборудование для долговременного хранения магнитных носителей, которое защищало бы их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды. Документы, которые находятся на кассетах с магнитными лентами нужно , в обязательном порядке, прокручивать каждые 1,5 года для того, чтобы снять статистическое напряжение и предотвратить копирэффект. При хранении любых электронных носителей есть общие моменты такие как: защита от механических повреждений и деформаций, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей, загрязнения и запыления; размещение их должно быть в вертикальном положении .